Case: Fjernvarme i Gentofte

 

MIH VVS ApS har arbejdet med konvertering af fjernvarme i Gentofte for Gentofte Forsyning og private siden 2013, hvor vi efter at have vundet prøveprojektet, vandt vi hovedprojektet. Her er et uddrag af projekthåndterings-beskrivelsen, som vi naturligvis gerne uddyber mundtligt.

 

Vi demonterer og fjerner det eksisterende gas- eller oliefyr og installerer herefter en fjernvarmeunit med gennemstrømningsveksler til opvarmning af centralvarme og varmt brugsvand. Vi installerer fjernvarme mandag og onsdag, og kunden kan forvente at være uden varme og varmt brugsvand i maksimalt to dage under konverteringsarbejdet.

 

Alt arbejde kan forventes udført indenfor to-tre dage inklusiv reetablering og følgearbejde som puds på vægge m.m – og vi efterlader ingen kunder over weekenden uden varme og varmt brugsvand.

 

Vi foretager løbende oprydning, rengøring og fjerner kasserede materialer. At udføre en installation/konvertering korrekt kan ikke kun defineres ved, at den virker efter hensigten, men også at den laves på den æstetisk pæneste måde, fylder så lidt som muligt og ikke mindst udføres på håndværksmæssigt korrekt vis. Når arbejdet er udført, foregår der en kildesortering af affald og genanvendelige fraktioner, og vi håndterer affald og kildesortering på professionel vis.

 

Håndtering af dynamikken i projektet

 

Ved brug af tablets og projektstyringssystem sikrer vi adgang til bygherrens kundehåndteringssystem, hvor vi registrerer montagetidspunkter, bookinger samt koordineringer med 3. parts leverandører og registrerer udført arbejde. Vi stiller en koordinator til rådighed, der kan koordinere arbejdet med bygherren. Med det nuværende arbejde i Gentofte kommune, har vi påvist, at vi har opsætningen til at kunne håndtere mindst 25 og op til 40 tilslutninger ugentligt.

 

Organiseringen af arbejdet vil foregå således, at konverteringerne udføres af 5 teams bestående af 10 vvs-montører. Der vil være 1-2 isolatører, der kun tager sig af isolering og en arbejdsmand, der varetager murerarbejde m.m. Dette koordineres, således at der ikke opstår forsinkelser eller situationer, der gør, at vi skal ud til kunden, efter vi har afsluttet rørarbejde m.m. På den måde sikrer vi, at vi kun er på den enkelte adresse af en omgang.

 

De forskellige 5 teams vil blive tilknyttet en formand, hvis funktion er, at bistå de enkelte teams i tilfælde af eventuelle komplikationer på units og installationer m.m. For at imødekomme eventuelle udfordringer på elinstallationer i forbindelse med monteringen af de nye fjernvarmeunits, vil der blive tilknyttet en elektriker fra vores el-afdeling. Installationerne bliver udført som en sammenhængende proces, hvilket gør, at vi er til mindst mulig gene for kunden.

 

Vi har fysiske lokaler i Gentofte kommune på Bernstorffsvej i Hellerup. Her vil der være kontorfaciliteter, showroom og materialelager til projektet – og derudover har vi en lukket trailer til materiale og værktøjsopbevaring, således at vi har vores materiel i nærheden af de adresser, hvor vi udfører arbejder, hvis dette kræves.

 

Koordinering af mellemleverandør, kunder og anden entreprenør

 

Vi har gjort en del tiltag i virksomheden for at sikre, at koordineringen mellem de forskellige aktører forløber gnidningsløst. I samarbejde med en af vores faste mellemleverandører, som vi har et tæt samarbejde med, har vi lavet  en eksklusiv aftale om lagerbeholdning. Det betyder helt konkret, at vi har en lagergaranti, som er etableret for at kunne dække vores behov for materialer i op til 200 anlæg – i tilfælde af eventuelle produktionsmæssige forsinkelser.

 

For at sikre slutbrugerne og for at yde den bedste service vil MIH VVS ApS indgå aftaler med leverandørerne at fjernvarmeunits omkring en vagtordning, der løber døgnet rundt. Når unitten er idriftsat, bliver kunden instrueret i, hvordan de skal agere i tilfælde af varmeproblemer.

 

MIH VVS ApS tilbyder at påbegynde fejludbedring inden for 2 timer, fra kunden ringer – dette gælder 24/7 alle 365 dage om året. I tilfælde af udkald til kunde underretter MIH VVS ApS forsyningen om hændelsesforløbet efterfølgende og senest dagen efter pr. mail. MIH VVS ApS tilbyder en tryghedsgaranti på 1 år efter afsluttet projekt uden beregning.

 

Vi har også samlet nogle særlige ekspertiser in house omkring undersøgelse og håndtering af asbest. Derudover samarbejder vi med Energioptimering Danmark ApS, for at kunne tilbyde vores kunder den mest optimale energioptimering, der mindsker udledningen af CO2 og giver besparelser på varmeregningen. Alle oplysninger om kundebookinger og bestillinger af ydelser fra anden entreprenør koordineres gennem det elektroniske system, som alle vores medarbejdere har adgang til og benytter i deres arbejde.

 

Vi vil gerne henvise til Leif Juhls, (rådgivende ingeniør) udtalelse om vores evner til at koordinere og samarbejde på tværs af leverandører, kunder og anden entreprenør:

 

 

”På trods af de alvorlige gener der altid er forbundet med udførelsen den slags arbejder, formåede I igennem hele forløbet at få stor ros fra bygherren for både den måde I håndterede opgaven, men også den adfærd jeres dygtige håndværkere udviste. Det er ikke mindst deres fortjeneste at alt forløb så gnidningsløst og tilfredsstillende, så stor ros til dem også. Når jeg skriver dette brev, er det naturligvis fordi jeg også oplevede samarbejdet som helt usædvanligt smidigt og gnidningsløst og gerne vil fremme den slags indstilling og dygtighed.”

 

Dokumentation for arbejdet

 

Kvalitetssikring foregår elektronisk ved hjælp af tablets. MIH VVS ApS udarbejder en skriftlig aftale med hver enkelt kunde og der aftales tidspunkt for installation. Alle vores vvs-montører har tablets, der anvendes til at dokumentere det pågående arbejde, og der tages billeder før, under og efter tilslutningen.

 

Før arbejdet påbegyndes, gennemgår VVS-montøren den nuværende installation med kunden og eventuelle mangler og/eller uoverensstemmelser noteres i det elektroniske system. Kunden dokumenterer skriftligt med en underskrift direkte på tabletten.

 

Når arbejdet er afsluttet, får kunden en skriftlig drifts- og vedligeholdelsesinstruktion og en gennemgang samt instruktion i betjening af anlægget og dets funktioner, sammen med den ansvarshavende VVS-montør. Dette dokumenteres også i bygherrens system med kundens underskrift, og kunden modtager en kvittering, når arbejdet afsluttes. Alle installationer påføres et klistermærke med angivelse af firmanavn, vagttelefonnummer, initialer og underskrift på montør, der tydeligt viser, at denne installation er kontrolleret og kvalitetssikret. Herefter anmeldes anlægget ”klar til syn” til Bygherren. Vi udfører arbejdet i henhold til følgende anvisninger om normer og standarder for installationer stk. 333.

 

Ressourcer allokeret til projektet

 

Ved Gentofte Rådhus på Bernstorffsvej i Hellerup, har vi som tidligere nævnt, valgt at åbne en lokal afdeling af MIH VVS ApS, der fungerer som showroom. Her kan borgerne få en gennemgang af anlægget samt få svar på spørgsmål vedr. installation af fjernvarme. Vi har valgt at afsætte en fuldtidsstilling til borgerhenvendelser og bookinger af besøg i tidsrummet 8.00-16.00.

 

Denne tilgængelighed er med til at skabe en tæt kontakt til borgerne, der giver sikkerhed for gode og fleksible løsninger om installationens endelige udførelse. Den nemme og smidige kontakt til kunderne, gør udarbejdelsen af arbejdsplanen nemmere.

 

Indenfor den anførte tidsramme stiller vi en kapacitet på ca. 60 vvs-montører, som vi finder rimelig ift. at kunne udføre opgaven på den rette tid. Alle 60 VVS-montører, samt det fornødne værktøj, biler og materiale findes allerede internt i organisationen og vi er klar til at udføre opgaven.

 

Vores organisation er baseret på en flad struktur, idet der derved sikres hurtig kommunikation mellem alle funktioner. Vi er af den overbevisning at medarbejdere i højere grad motiveres, når de får og tager del i et medansvar for de processer, de involveres i. Det ses på den produktivitet de yder og det engagement, de lægger i arbejdsopgaverne, når de er involverede i beslutningsprocesser. Samtidig skaber den direkte kommunikationslinje til afgørende beslutningstagere i MIH VVS ApS en hurtig og effektiv håndtering af eventuelle problemstillinger og sikrer fremdrift.

Hør mere om hvad vi kan gøre for dig